Whiteboard: enkel och personlig
En whiteboard är det snabbaste sättet att börja. Den kostar nästan ingenting, syns i rummet och skapar samtal runt tavlan. Många säljteam har haft en och fått en riktigt bra stämning av den: något händer, någon skriver upp det, och alla ser. Men den har tydliga gränser. Den uppdateras bara när någon orkar och kommer ihåg. Den finns inte i mobilen och därför inte för dem som sitter på distans eller är ute i fält. Den saknar historik, så ni kan inte se hur förra månaden gick eller vem som förbättras. Och den blir snabbt rörig när teamet växer. Den fungerar för ett litet team på samma plats, men inte mycket längre.
Excel: flexibelt men beroende av en person
Ett kalkylblad kan göra nästan vad som helst, och ni har det troligen redan. Det går att räkna ut provision, sammanställa per säljare och göra diagram. Men det kräver att någon bygger det och underhåller det. Siffror matas in manuellt, vilket tar tid och leder till fel. Versioner blandas ihop när flera personer redigerar. Det visas sällan på en gemensam skärm, och om det gör det måste någon uppdatera det först. Dessutom blir lösningen ofta beroende av en enda person: den som byggde arket och förstår formlerna. När den personen slutar, blir sjuk eller byter jobb stannar allt.
Säljdashboard: realtid och tävlingar direkt
En färdig säljdashboard löser de flesta av de problemen. Siffror uppdateras automatiskt, visas på TV och i mobilen, och mål, tävlingar och rapporter finns färdiga. Det kräver inget bygge och är inte beroende av en person. Priset är en månadsavgift och att ni får det som verktyget erbjuder. Därför är det viktigt att välja en som går att anpassa med era egna ord, mål och nyckeltal, så att den inte känns generisk. Mer om att välja finns i guiden hur man väljer säljtavla.
Vad kostar Excel egentligen?
Kalkylbladet är gratis i betydelsen att programvaran redan finns, men tiden är inte gratis. Om någon lägger en timme i veckan på att uppdatera, formatera och skicka ut siffror blir det omkring 50 timmar om året. Lägg till tid för att rätta fel, bygga om när något ändras, förklara för nya kollegor och leta upp varför två siffror inte stämmer. Och räkna in något som är svårare att mäta: de beslut som fattas för sent eftersom siffrorna är gamla, och den motivation som uteblir eftersom teamet inte ser sina resultat.
Sex tecken på att det är dags att byta
Siffrorna är gamla när de visas. Om ni får veta hur det gick först efter att det är för sent att göra något, är uppföljningen en rapport och inget styrverktyg.
Någon måste komma ihåg att uppdatera. Varje manuellt steg är en risk. Förr eller senare glöms det.
Säljarna frågar chefen hur de ligger till. Det betyder att informationen inte finns där de är.
Ni vill ha tävlingar men har inget sätt att köra dem. En tävling som ska räknas för hand blir sällan av.
Rapporten tar längre tid att skapa än att läsa. Då har ni passerat gränsen där det manuella arbetet är värt det.
Bara en person förstår arket. Det är en riskfaktor för verksamheten, inte bara för uppföljningen.
Så gör ni övergången
Ni behöver inte slänga allt över en natt. Börja med att skriva ner vad ni följer upp i dag och vad ni faktiskt använder. Ofta är hälften av kolumnerna i kalkylbladet sådant som ingen tittar på. Flytta över det som används, sätt upp tavlan parallellt med arket i några veckor och bygg vidare med mål och tävlingar när grunden fungerar. På så sätt behåller ni det som funkar och slipper ett skarpt avbrott.
I Säljtavlan ingår hjälp med att flytta över från whiteboard och Excel när ni startar via ett samtal, så att ni inte behöver göra det själva. Läs mer om att ersätta whiteboard och Excel. En fullständig jämförelse hittar ni på Varför Säljtavlan.