Siffror som kommer för sent förändrar ingenting
I många säljorganisationer ser rutinen likadan ut: någon sammanställer försäljningen när månaden är slut, skickar ut en rapport några dagar senare, och sedan diskuteras resultatet på ett möte. Då är det över. Samtalen som kunde ha ringts, mötena som kunde ha bokats och uppföljningarna som kunde ha gjorts under de sista veckorna kan ingen göra om. Rapporten kan förklara varför det gick som det gick, men den kan inte ändra utfallet.
Löpande uppföljning flyttar tidpunkten för insikten från efteråt till under tiden. Det låter som en liten skillnad, men den förändrar vad en säljchef kan göra: i stället för att förklara en dålig månad kan hen förhindra den.
Vad som händer när siffrorna blir synliga
Ni hinner agera
Det viktigaste är tiden. Ett team som ser att takten sjunker på onsdagen kan ordna en spurt på torsdagen, flytta över en erfaren säljare till ett svagt område eller helt enkelt prata om det på morgonmötet. Varje dag som går utan att någon ser avvikelsen gör den dyrare att rätta till.
Samtalen om prestation blir bättre
När chef och säljare tittar på samma siffror flyttas samtalet från tyckande till fakta. I stället för "jag har en känsla av att du ringer för lite" kan ni titta på antal samtal per dag och se vad som skiljer en bra dag från en dålig. Det gör coachningen mer konkret och mindre personlig. Mer om det finns i vår lösning coacha med fakta.
Det blir rättvist
I team där siffrorna är otydliga uppstår lätt misstankar: att någon fått bättre leads, att någon räknat affärer på ett förmånligt sätt, att bonusen avgörs av vem chefen gillar. Öppna, gemensamma siffror tar bort mycket av den grogrunden. Alla ser vad som räknas, hur det räknas och var de själva står.
Teamet drar åt samma håll
Ett mål som bara finns i chefens kalkylblad styr ingenting. Ett mål som hela teamet ser varje dag, tillsammans med hur långt de kommit, blir en gemensam sak. Det är ofta först då som säljare börjar hjälpa varandra: den som redan nått sitt mål lägger några extra samtal för teamets skull.
Ni lär er av mönstren
Efter några månader med löpande data syns saker som annars är osynliga: att fredagar är svagare än tisdagar, att en viss kampanj ger toppar som snabbt avtar, att nya säljare brukar ta fart efter sex veckor. Det är kunskap som gör era mål mer realistiska och era beslut bättre.
Tre vanliga invändningar – och vad man kan svara
"Det skapar bara stress"
Det kan det göra, om siffrorna används för att peka ut någon. Det handlar om hur ni använder dem. Visa det som går bra lika tydligt som det som går dåligt, fira framsteg och använd siffrorna som underlag för hjälp, inte för skam. Team som gör så brukar uppleva uppföljningen som ett stöd. Det som stressar är oftast osäkerheten – att inte veta var man står.
"Då känner sig säljarna kontrollerade"
Skillnaden mellan kontroll och transparens är vem som har tillgång. Siffror som bara chefen ser är kontroll. Siffror som alla ser, också säljarna själva, är ett gemensamt arbetsredskap. Säljare vill i regel veta hur de ligger till – de frågar annars chefen, och då blir det just kontroll.
"Vi har inte tid att hålla på med det här"
Det stämmer om uppföljningen kräver manuellt arbete. Då tar den tid, blir sen och glöms bort. Därför är det avgörande att siffrorna samlas automatiskt, från ert säljsystem, er telefoni eller en enkel inmatning. Ett verktyg som uppdateras av sig självt kostar inte tid i längden; det sparar den.
Följ upp rätt saker
Det är lätt att dra för långt och mäta allt. Börja i stället med tre saker: ett resultatmått, ett aktivitetsmått och ett målmått. Hur ni väljer dem, och exempel för olika branscher, går vi igenom i guiden nyckeltal för säljare.
Så inför ni löpande uppföljning utan motstånd
- Berätta varför. Förklara att syftet är att göra framgångar synliga och att hjälpa tidigt, inte att övervaka. Säg det rakt ut innan det första numret visas.
- Börja litet. Tre nyckeltal räcker. Lägg gärna till fler senare, men en enkel start ökar chansen att det används.
- Automatisera insamlingen. Ingen ska behöva komma ihåg att mata in något. Det första tecknet på att uppföljningen håller på att dö är att siffrorna börjar bli gamla.
- Visa dem där säljarna är. På en skärm på kontoret och i mobilen. Läs mer om hur ni får säljskärmen att användas.
- Prata om dem varje vecka. Fem minuter i veckomötet räcker, så länge det blir en vana. Se vår agenda för veckomötet.
Sammanfattning
Att följa upp försäljningssiffror löpande handlar inte om mer rapporter. Det handlar om att få veta tillräckligt tidigt för att kunna göra något åt det, och att ge hela teamet samma bild av läget. Siffror som syns varje dag blir ett gemensamt språk i teamet – och det är där de flesta förbättringar börjar.